Mandat du comité consultatif des administrations portuaires de la région Pacifique

Introduction

Selon le Cadre de consultation du MPO :

Le MPO entreprendra des consultations qui serviront à enrichir le processus décisionnel du Ministère et permettront de mieux comprendre les enjeux relatifs aux pêches, aux océans et au transport maritime et de renforcer les relations.

Par conséquent, vers la fin des années 90, le Programme des ports pour petits bateaux (PPB) a entrepris de créer des comités consultatifs des administrations portuaires régionales pour mieux administrer son programme, soutenir davantage son processus décisionnel et resserrer les liens aves les administrations portuaires dans le régions. De plus, un Comité consultatif national des administrations portuaires (CCNAP) a été crée en 2001.

Les renseignements présentés ci-dessous décrivent le mandat et le cadre opérationnel du Comité consultatif des administrations portuaires de la région du Pacifique (CCAPRP).

Objectif du comité

Donner des conseils au programme des PPB du Pacifique et échanger des renseignements avec lui concernant des enjeux d'intérêt régional au sujet du programme des administrations portuaires et du programme des PPB dans l'ensemble pour aider le programme des PPB du Pacifique à élaborer les pratiques opérationnelles exemplaires et politiques régionales.

Par conséquent, le CCAPRP va :

• Fournir au programme des PPB du Pacifique un lien de premier niveau avec un groupe représentatif d'administrations portuaires en ce qui a trai à des questions d'intérêt régional.
• Fournir au programme des PPB du Pacifique un forum de consultation ainsi que des communication efficaces et opportunes.
• Soulever d'importantes questions pour les administrations portuaires, ce qui renforcera les relations entre le programme des PPB du Pacifique et les administrations portuaires de la Colombie-Britannique.
• Agir comme organisme principal des administrations portuaires servant à recueillir les commentaires régionaux pour le processus consultatif national des administrations portuaires.
• Les membres doivent présenter leurs points de vue en fonction de leurs connaissances et de leur propre expérience.

Structure du Comité

Le CCAPRP sera présidé par le directeur régional du programme des PPB du Pacifique.

Le CCAPRP est composé de jusqu'à trois membres du programme des PPB du Pacifique (d'office) et de six à huit représentants des administrations portuaires qui répondent aux critères présentés ci-dessous.

Tel que déterminé par le président, des groupes de travail ou des sous-comités peuvent être créés pour gérer des enjeux jugés importants part le programme des PPB du Pacifique ou le CCAPRP. Sur invitation du président, il peut être demandé à des représentants supplémentaires qui ne sont pas membres du CCAPRP de se joindre à des groupes de travail ou à des sous-comités.

Le président demandera aux administrations portuaires de la région Pacifique de proposer des membres pour le CCAPRP ou de présenter des déclarations d'intérêt, au besoin, pour veiller à une meilleure connaissance et transparence de la liste des membres.

Liste des membres et participation

Les membres du CCAPRP seront nommés au besoin par le président en consultation avec le Comité. Les membres seront représentatifs des diverses administrations portuaires et refléteront la taille et l'emplacement des ports qui font partie du programme des PPB du Pacifique.

Les membres du CCAPRP refléteront également la diversité des membres des administrations portuaires de la région du Pacifique et incluront des particuliers ayant différents clients (p. ex. pêcheur commercial) ainsi qu'une expertise et une expérience variées des administrations portuaires.

La représentation des administrations portuaires au sein du CCAPRP inclura tant des employés que des directeurs des administrations portuaires, ou leur équivalent. Les membres devront être un employé ou directeur au moment de leur nomination et le demeurer pendant toute la durée de leur affectation.

Les nominations au CCAPRP seront pour des mandats d'au moins deux ans et pourront être renouvelées par le président.

Si un membre n'est pas en mesure de participer activement et régulièrement aux activités du CCAPRP pour quelque raison que ce soit (p. ex. problèmes de santé, circonstances personnelles), le président peut nommer une autre personne au CCAPRP.

Rôles et responsabilités

Ports pour petits bateaux, Région du Pacifique

• Présider et animer toutes les réunions du CCAPRP.
• Fournir un service de secrétariat, notamment les services suivants :
  • convoquer les membres aux réunions;
  • prendre les arrangement logistiques pour les réunions;
  • préparer les ordres du jour pour les réunions, aces les contributions du personnel du programme des PPB du Pacifique et des membres du CCAPRP;
  • distribuer les ordres du jour ainsi que préparer et diffuser d'autres renseignements pertinents dès que possible avant les réunions.
  • produire et distribuer les comptes rendus de discussions;
  • faire le suivi des mesures à prendre établies durant les réunions
• Communiquer au CCAPRP des renseignements pertinents concernant les enjeux liés au programme des PPB.
• Faciliter les communications entre les membres du CCAPRP et chaque administration portuaire ainsi qu'entre les membres du CCNAP et le CCAPRP, au besoin.
• Créer des groupes de travail ou sous-comités de CCAPRP, au besoin.
• En consultation aves les membres du CCAPRP, choisir les membres qui siègeront au CCNAP.
• Veiller à l'intégrité du processus du CCAPRP en surveillent et en appliquant le Code de conduite (annexe A). Le président peut radier les membres du CCAPRP si les infractions au Code de conduite ne peuvent pas être réglées de façon raisonnable.
• Approuver et financer les dépenses associées aux réunions du CCAPRP (y compris les dépenses pour les salles, les services de traduction au besoin ainsi que les déplacements et l'hébergement des participants), conformément aux politiques, règlements et règles du Conseil du Trésor.
• Participation au séminaire annuel de l'Association des administrations portuaires de la Colombie-Britannique (AAPCB) afin de favoriser l'échange d'information entre le Comité consultatif des administrations portuaires de la région du Pacifique (CCAPRP) et l'AAPCB.

Administrations portuaires membres du CCAPRP

Les responsabilités et les rôles principaux des administrations portuaires membres du CCAPRP sont les suivants :

• participer aux réunions et appels réguliers du CCAPRP;
• donner une rétroaction, des recommandations et des conseils fondés sur leur connaissance, expérience et sensibilisation;
• soulever les préoccupations ou questions d'intérêt des administrations portuaires de la région du Pacifique dont l'ampleur ou les répercussions sont de portée régionale;
• participer activement aux groupes de travail ou sous-comités du CCAPRP au besoin, y compris donner des conseils et examiner des documents en temps opportun;
• promouvoir le CCAPRP et le processus consultatif national des administrations portuaires auprès des autres administrations portuaires de la région du Pacifique;
• examiner des comptes rendus de discussions pour en vérifier l'exactitude.

Réunions

Les réunions du CCAPRP seront tenues à la demande du président. En règle générale il y aura deux réunions en personne et deux conférences téléphoniques par année. Si possible, les réunions auront lieu :

• avant et après les réunions du CCNAP;
• de façon ponctuelle, selon les besoins du programme des PPB, pour demander des conseils concernant son programme.

Un plan de réunions pour l'année sera élaboré par le programme des PPB du Pacifique, en consultation avec les membres du CCAPRP.

Le personnel du programme des PPB et d'autres invités peuvent assister aux réunions de CCAPRP sur invitation du président.

Procédures

La correspondance envoyée aux membres, y compris les ordres du jour, les comptes rendus de discussions et les documents à l'appui, sera transmise aux membres du CCAPRP par courriel ou télécopieur.

Si possible, les ordres du jour seront produits et distribués aux membres du CCAPRP au moins deux semaines avant les réunions pour faciliter la consultation et la collecte de renseignements, au besoin. Tous les documents et renseignements généraux seront fournis à l'avance au fur et à mesure qu'ils seront disponibles.

Le procès-verbaux des réunions seront conservés et une version préliminaire distribuée aux membres du CCAPRP pour examen dans les quatre semaines qui suivent les réunions, si possible.

Les ordres du jour et les comptes rendus de discussions, une fois mis au propre, seront traduits et affichés sur le site des consultations publiques de Pêches et Océans Canada de la région Pacifique pour qu'ils soient accessibles à toutes les administrations portuaires et au public.

Dans la mesure du possible, les recommandations et conseils du CCAPRP seront formulés par consensus, sans qu'il ne soit nécessaire d'avoir recours à un processus officiel de votes. Les membres n'ont pas tous à être entièrement d'accord pour qu'il y ait consensus; ils doivent plutôt être disposés à accepter ce qui est présenté au nom du CCAPRP ou à y consentir, Lorsqu'il est impossible d'obtenir un consensus, le CCAPRP communiquera ses recommandations et conseils de façon à refléter les divers points de vue exprimés par tous les membres.

La participation des représentant des administrations portuaires aux activités du CCAPRP est de nature bénévole; aucuns honoraires ni aucune rémunération ne seront versés. Le programme des PPB remboursera les frais approuvés des réunions du CCAPRP et les frais de déplacement des membres connexes engagés pour les réunions du CCAPRP et les travaux des groupes de travail et des sous-comités.

Liens avec les autres organismes d'administrations portuaires et organismes consultatifs du programme des PPB

Le président du Comité collaborera avec le président de l'Association des administrations portuaires de la Colombie-Britannique pour veiller au maintien des liens de communication adéquats entre le CCAPRP et l'Association.

Trois représentants du CCAPRP seront choisis par le président, en consultation avec le CCAPRP, pour représenter les administrations portuaires de la région du Pacifique aux réunions du CCNAP.

Si un représentant d'est pas en mesure d'assister à une réunion du CCNAP, ou si un poste de représentant est vacant, le président nommera un remplaçant.

Code de conduite

Les membres du Comité doivent respecter le Code de conduite ci-joint (annexe A).

La président peut radier les membres du CCAPRP si les infractions au Code de conduite ne peuvent pas être réglée de façon raisonnable.

Évaluation et surveillance

Le programme des PPB évaluera périodiquement l efficacité des processus consultatifs en consultation avec le CCAPRP.