Mandat du conseil consultatif comité chargé de la planification intégrée de la pêche au saumon (CPIP)

Contexte

Le Comité chargé de la planification intégrée de la pêche au saumon (CPIP) est établi par la région du Pacifique du ministère des Pêches et des Océans (MPO) pour donner des conseils officiels et formuler des recommandations au Ministère au sujet des décisions opérationnelles ayant trait à la pêche au saumon sur la côte Nord et sur la côte Sud de la région du Pacifique et dans les bassins versants qui contribuent à cette pêche. Il fait partie d'un processus visant à établir un processus consultatif intersectoriel plus rationalisé et plus représentatif pour la planification et la gestion de la pêche, ainsi que pour l'examen de fin de saison. En outre, il reflète les engagements définis dans le document de travail sur l'amélioration du processus de prise de décisions (2000) et dans le rapport d'examen de la situation des saumons rouges du Fraser (2002).

Le MPO entreprend des consultations auprès d'organismes sectoriels et des Premières Nations afin d'élaborer des plans de pêche et de fournir de l'information sur la situation des stocks et les points de vue des autres secteurs. Ces relations se poursuivront. Le CPIP est un forum qui a pour but d'enrichir ces discussions en permettant aux représentants de chacun des secteurs de soulever des questions. Les Premières Nations participent au CPIP dans le but de coordonner leurs plans de pêche, ainsi que ceux des autres utilisateurs de la ressource. Le MPO reconnaît que les processus bilatéraux se prêtent mieux à certaines questions.

Les résultats de ces processus bilatéraux peuvent ensuite contribuer à une amélioration de l'efficacité des processus multisectoriels. La négociation des plans de récolte à des fins alimentaires, sociales et rituelles ne revient pas au CPIP; cet élément continue de relever des relations bilatérales entre les Premières Nations et le MPO. Compte tenu de la complexité et du grand nombre de Premières Nations dans chaque région géographique, on comprend aisément qu'il est difficile de représenter pleinement tous les intérêts en matière de pêche à des fins alimentaires, sociales et rituelles. On s'attend à ce que les représentants des Premières Nations possèdent un point de vue et une compréhension de nature générale des questions concernant la gestion de la pêche à des fins alimentaires, sociales et rituelles et à la pêche en général dans leurs régions.

But

Le MPO établit le CPIP pour promouvoir un processus consultatif intersectoriel plus rationalisé et plus représentatif concernant la planification et la gestion de la pêche du saumon, ainsi que l'examen d'après-saison s'y rattachant.

Mandat

Le CPIP est l'interlocuteur principal du Ministère pour les communications et les conseils de nature intersectorielle et formule des recommandations au Ministère au sujet des décisions opérationnelles concernant la pêche du saumon dans la région du Pacifique. L'objectif du CPIP sera de faire en sorte que les plans de pêche soient coordonnés et intégrés, de cerner les risques de conflit et, en cas de différends, de recommander des solutions si possible.

Le Ministère et les participants examineront et évalueront le CPIP et les structures/processus connexes au plus tard en 2006.

Principes directeurs

Les principes suivants permettront de guider les décisions sur la structure et le fonctionnement du CPIP.

Transparence

L'ensemble du processus sera transparent et reposera sur des voies de communication ouvertes et sur la prestation de renseignements opportuns, exacts, accessibles clairs et objectifs. Les informations transmises devraient être offertes sans inégalité à toutes les personnes qui participent au processus. Les organisateurs devraient donner libre accès aux ordres du jour et aux renseignements nécessaires, bien avant les réunions, comme point de départ de discussions éclairées. Ces renseignements seront aussi affichés dans un site Web public pour remplir l'obligation de rendre compte à tous les Canadiens.

Reddition de compte

Les participants, qui sont les représentants d'un milieu, sont tenus de faire valoir, au cours des discussions, les perceptions générales , le savoir et l'expérience du groupe qu'ils représentent et, en retour, de communiquer ce qu'ils savent et ce qu'ils comprennent à leurs mandants au sujet des consultations et des raisons motivant la prise de décisions. Tous les participants sont responsables du succès du processus. Le Ministère est responsable d'expliquer aux participants de quelle façon leurs avis et leurs suggestions ont été utilisés, les raisons motivant la prise de décisions, ainsi que le processus décisionnel.

Représentation inclusive

La représentation aux comités consultatifs devrait se rattacher au mandat et aux fonctions du Comité. La participation aux processus consultatifs devrait être relativement équilibrée et refléter un large éventail de sujets d'intérêts relatifs aux questions touchant les pêches et les océans de la région du Pacifique, dans la mesure du possible, pour embrasser divers points de vue.

Efficacité

Tous les participants doivent être convaincus que le processus peut atteindre les objectifs du mandat. Cela ne signifie pas que tous les participants seront toujours d'accord avec le conseil, le résultat ou la recommandation auxquels on aboutit. Les processus doivent être efficients, et établir et respecter des échéances réalistes.

Rendement

Le nombre de membres du comité consultatif doit être fixé de manière à favoriser la tenue de discussions en vue d'aboutir à un consensus. Dans la mesure du possible, des liens seront établis avec les autres processus consultatifs ministériels afin d'optimiser les consultations.

Structure

• Un CPIP régional et deux sous-comités - l'un pour la côte Sud et l'autre pour la côte Nord. Le CPIP régional se réunira au moins une fois par an et sera formé de tous les membres de chacun des deux sous-comités.
• Les réunions des sous-comités de la côte Nord et de la côte Sud du CPIP se tiendront en même temps que les réunions du CPIP régional.
• Chaque « secteur » désigne des représentants en fonction des critères décrits ci-dessous (voir la section Membres ci-après).
• Chaque comité du CPIP a un facilitateur et un preneur de notes (voir l'annexe B pour obtenir une description du rôle de facilitateur).
• Le MPO fournira les services d'un preneur de notes.

Membres

La sélection des participants/membres est directement liée au mandat du Comité et doit respecter les principes directeurs d'une large représentation et de la responsabilisation. La sélection des membres représentant les organismes sectoriels doit être ouverte, équitable et démocratique.

Les participants seront nommés au processus du CPIP à l'aide de la méthode de sélection suivante :

• Les participants sont nommés par leur secteur/organisme.
• Les nominations sont transmises au Ministère.
• Le Ministère nomme ces participants.

La participation doit reposer sur certains des critères suivants :

• la connaissance des politiques sur la gestion du saumon du Pacifique;
• la connaissance des éléments de la gestion de la pêche au saumon, y compris les cycles et les périodes de pêche, les choix d'appareillage et les interactions, la gestion des données et les questions potentielles ayant trait aux attributions potentielles;
• le niveau de compétence/de connaissance scientifique, technique, écologique ou traditionnelle qui contribue à la discussion; la volonté d'apporter une contribution constructive à la discussion;
• la capacité de représenter les points de vue de son groupe;
• la capacité de travailler dans un esprit de consensus;
• la volonté d'adopter et de respecter la charte d'un comité.

Remplaçants :

• Chacun des secteurs participants, par l'entremise de son comité/conseil respectif, doit nommer un remplaçant pour chaque représentant au Comité, au besoin. Dans un souci de continuité, aucun autre remplacement ne sera autorisé.

Modalités de service :

• Chaque organisme/secteur est tenu d'échelonner le mandat de ses représentants au CPIP, qui ne dépassera pas trois ans.

CPIP de la côte Nord :

• Quatre représentants de la côte Nord issus du Comité consultatif sur la pêche commerciale au saumon (CCPC).
• Trois représentants de la côte Nord issus du Comité consultatif de la pêche sportive.
• Deux représentants de la côte Nord issus du Comité de conservation de la ressource maritime.
• Quatre représentants des Premières Nations (remarque : en 2004, les nominations temporaires réalisées par le MPO seront fondées sur les recommandations des principaux groupes autochtones en activité dans le Nord. Pour les nominations à long terme, le MPO continuera de travailler avec les groupes autochtones afin d'établir un processus adéquat.)
• Un membre d'office représentant le gouvernement de la Colombie Britannique (MAFF).

CPIP de la côte Sud :

• Six représentants de la côte Sud issus du CCPC.
• Trois représentants de la côte Sud issus du Comité consultatif de la pêche sportive.
• Deux représentants de la côte Sud issus du Comité de conservation de la ressource maritime.
• Quatre représentants des Premières Nations (remarque : en 2004, les nominations provisoires réalisées par le MPO seront fondées sur les recommandations des principaux groupes autochtones en activité dans le Sud. Pour les nominations à long terme, le MPO continuera de travailler avec les groupes autochtones afin de trouver un processus adéquat.)
• Un membre d'office représentant le gouvernement de la Colombie Britannique (MAFF).

Rôles et responsabilités

Comité chargé de la planification intégrée de la pêche au saumon :

Avant la saison

• Formuler des recommandations qui garantissent que les plans de pêche sont coordonnés et intégrés, cerner les risques de conflit et recommander un moyen de régler les différends.
• Recevoir des avis du MPO et en formuler au Ministère au sujet des prévisions et des évaluations des stocks pré saison.
• Examiner les plans d'application de la loi, cerner les problèmes et formuler des recommandations sur la gestion ou l'application de la loi en ce qui concerne la pêche, et recommander des améliorations.
• Donner son avis sur les programmes d'évaluation des stocks, au besoin, aux fins de gestion.
• Donner des conseils sur les changements aux stratégies ou aux politiques concernant les échappées.
• Donner des conseils sur les plans de gestion intégrée des pêches (PGIP) [p. ex., les lignes directrices accompagnant les décisions et les plans de pêche].
• Donner des conseils sur les mesures et les mécanismes afin d'obtenir des renseignements opportuns et exacts sur les prises et l'effort.
• Donner des conseils sur les pratiques de pêche sélective.

Après la saison

• Examiner la situation des stocks après la saison pour déterminer si les objectifs de conservation ont été atteints.
• Donner des conseils sur les problèmes rencontrés concernant la gestion, l'application de la loi et la consultation.
• Donner des conseils sur la gestion, l'application de la loi ou les autres mesures visant à améliorer la pêche.
• Examiner les anomalies non abordées dans le plan de pêche.
• Examiner l'état des stocks prévu pour l'année à venir.
• Examiner les programmes d'évaluation des stocks.

Tous les employés de Pêches et Océans Canada :

• Le Ministère demandera aux parties intéressées qui offrent des recommandations ou des conseils non sollicités sur la planification de la pêche, en dehors du processus établi, de s'adresser à la personne ressource du comité consultatif compétent.

Employés de Pêches et Océans Canada (MPO) appuyant le processus du CPIP (liste non complète) :

• Distribuer les avis de convocation, les ordres du jour et les documents bien avant les réunions.
• Fournir les salles de réunion.
• Fournir les services d'un preneur de notes.
• Fournir un facilitateur.
• Répondre aux recommandations du Comité en temps opportun, en expliquant comment les recommandations ont été intégrées au processus décisionnel. Fournir la ou les raisons pour lesquelles les recommandations n'ont pas été adoptées ou respectées et présenter les changements qui rendraient les conseils acceptables.
• Veiller à ce que tous les ordres du jour et comptes rendus de réunion approuvés par le Comité soient fournis au Secrétariat des consultations, afin de les afficher sur le site Web des consultations du Ministère.
• La participation des membres du MPO sera limitée à ceux qui sont directement chargés des affaires du Comité. Par exemple, les employés qui possèdent des compétences techniques et en gestion, au besoin. Il faudra donc que le représentant du Ministère communique les décisions du Comité à tous les autres employés touchés et soumette les renseignements provenant du Ministère en rapport avec les discussions du Comité.
  • Niveaux de participation des employés du MPO
  • CPIP régional :
    • Directeur régional, Gestion des pêches
    • Responsable, Équipe du saumon
    • Gestionnaire régional des ressources en saumon
    • Chefs de secteur, Gestion des ressources
    • Responsable de la mise en application de la loi
    • Autres compétences techniques et en gestion, au besoin
  • Sous comité de la côte Nord :
    • Responsable, Équipe du saumon, au besoin
    • Gestionnaire régional des ressources en saumon, au besoin
    • Chef de secteur, Gestion des ressources (côte Nord et côte centrale)
    • Autres compétences techniques et en gestion, au besoin
  • Sous comité de la côte Sud :
    • Responsable, Équipe du saumon, au besoin
    • Gestionnaire régional des ressources en saumon, au besoin
    • Chefs de secteur, Gestion des ressources (côte Sud, côte centrale, intérieur de la C. B. et Bas Fraser)
    • Président, Comité Fraser (MPO)
    • Autres compétences techniques et en gestion, au besoin

Facilitateur nommé par le MPO (pour obtenir une description complète du rôle du facilitateur, voir l'annexe B) :

• Convoquer les réunions.
• Établir l'ordre du jour en consultation avec le Comité.
• Coordonner la participation des membres.
• Appliquer la charte du Comité.
• Encourager la participation active de tous les membres.
• Atténuer les conflits.
• Aider à résumer les enjeux et à cibler les discussions.
• Le CPIP peut recourir aux services d'un facilitateur neutre ou d'un employé compétent du MPO qui n'est pas associé directement à la gestion de la pêche au saumon.
• Le facilitateur sera nommé par le MPO et remplira un mandat de deux ans.

Participants au CPIP :

• Présenter les renseignements de façon exacte et appropriée, consulter leurs secteurs/organismes et tenir leurs secteurs/organismes au courant des renseignements et des sujets discutés au cours des réunions du CPIP et obtenir l'appui de leurs secteurs/organismes à l'égard des sujets de discussion.
• Soumettre les sujets de préoccupation ou d'intérêt, relatifs au mandat du groupe.
• Respecter la charte du Comité en élaborant des lignes directrices pour appliquer la charte.
• Examiner les comptes rendus des réunions afin de s'assurer qu'ils sont exacts et fournir des commentaires dans un délai limité, avant que le Secrétariat des consultations du Ministère n'affiche ces comptes rendus sur le site Web public.

Organismes du secteur :

• Sélectionner les représentants qui siégeront au Comité chargé de la planification intégrée de la pêche.
• Transmettre les renseignements et soumettre les enjeux, lorsqu'ils sont soulevés par le CPIP, aux secteurs/organismes, aux fins de discussion, de mesures et de recommandations et transmettre les résultats au CPIP.

Premières Nations :

• Sélectionner les personnes qui participeront au Comité chargé de la planification intégrée de la pêche (fera l'objet d'autres discussions avec les Premières Nations).

Marche à suivre

Calendrier

Les comités du CPIP se réuniront trois fois par an :

• Chaque sous comité de la côte Nord et de la côte Sud réalisera un examen après la saison.
• Chacun tiendra une réunion portant sur le PGIP, bien avant la saison.
• Le comité régional (pour tout le littoral) se réunira à la fin de l'automne pour discuter des priorités et des enjeux régionaux.
• Les recommandations du CPIP reposeront sur un consensus2. Qui ne dit mot consent.
• Pour les points qui ne font pas l'objet d'un consensus, le facilitateur résumera les différents points de vue à la réunion.
• Les réunions seront fixées bien à l'avance (au moins un mois) afin que les participants aient suffisamment de temps pour se préparer. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, des réunions peuvent être convoquées sur court préavis.
• Toutes les réunions feront l'objet d'un compte rendu qui résumera les délibérations. Avant la fin de la réunion, s'il y a consensus, on peut afficher le compte rendu, sinon on le fera après en avoir discuté à la réunion suivante.
• Après avoir consulté les membres du Comité, le facilitateur peut prévoir du temps à l'ordre du jour pour des exposés officiels, à la demande du Comité.
• Établir les sous comités au besoin.

Le consensus est un processus décisionnel, c'est à dire des décisions au sujet des recommandations à présenter au Ministère. Aucune mesure n'est prise à moins que tous les membres du groupe puissent appuyer cette mesure ou s'entendre pour ne pas l'entraver. Parvenir à un consensus n'exige pas que tous les membres soient complètement d'accord avec la décision; ils devront plutôt être prêts à l'accepter.

Financement

Le MPO participera au financement des coûts d'administration et de logistique (comme la distribution des documents, la tenue d'une conférence téléphonique et les salles de réunion), et des frais de déplacement des participants, au besoin.

Charte du Comité

(Voir l'annexe A)

Rôle du facilitateur

Annexe A - Charte du Comité La charte d'un comité a pour but d'encourager une discussion productive et d'offrir un climat positif et favorable à cette discussion. La charte définit les attentes personnelles des membres, ainsi que les attentes à l'égard des autres membres au sujet de la façon dont ils travailleront ensemble.

Le code ci dessous constitue un point de départ à la discussion. Les membres du groupe doivent élaborer et accepter conjointement des règles de base, et les revoir régulièrement. Les nouveaux participants au Comité devraient se familiariser avec le code de la charte.

Le code devrait comprendre les éléments suivants :

• une clarification des objectifs de la réunion;
• l'utilisation de l'information.

Les droits des personnes de participer aux processus de consultation sont accompagnés de responsabilités. Ces participants doivent faire preuve de bonne foi et agir dans l'intérêt du public, ainsi que dans l'intérêt de leur propre secteur. Ils ont également la responsabilité de communiquer de manière efficace, équilibrée et respectueuse. Tous les représentants sont tenus de s'assurer qu'ils sont responsables devant leurs mandants, qu'ils fournissent au gouvernement les renseignements nécessaires à la prise de décisions éclairées et équilibrées et que les processus de consultation se déroulent le plus efficacement possible.

Les participants aux processus de consultation devraient :

1. Maximiser les échanges d'information entre les parties et minimiser les mésententes
   • en parlant clairement, en écoutant attentivement et en demandant des précisions si un point n'a pas été compris;
   • en communiquant l'information concernant les enjeux à l'étude;
   • en faisant part ouvertement et directement de leurs préoccupations au sujet des intérêts des autres participants ou du processus;
   • en expliquant clairement ce qui est important pour eux et en justifiant leurs propos;
   • en énonçant leur point de vue de façon aussi concise et brève que possible;
   • en offrant la possibilité de clarifier l'ordre du jour avant le début des réunions.
2. S'assurer que tous les participants ont l'occasion de s'exprimer et que tous les points de vue sont pris en compte :
   • en sollicitant la participation de toutes les parties concernées. .
3. Maintenir une ambiance respectueuse :
   • en respectant les valeurs et les intérêts des autres;
   • en évitant les propos accusatoires, les comportements agressifs et les stéréotypes;
   • en écoutant ce que les autres ont à dire sans les interrompre;
   • en commençant les réunions à l'heure;
   • en cherchant à mieux comprendre les autres points de vue et en faisant preuve d'ouverture d'esprit;
   • en mettant de côté leurs points de vue personnels sur un enjeu en particulier.
4. Assurer la responsabilisation auprès des commettants:
   • en mettant tout en œuvre pour assister à toutes les réunions de consultation importantes ou en envoyant un remplaçant tel que convenu par les mandants;
   • en établissant une hiérarchie de responsabilité claire avec leurs commettants et les autres représentants;
   • en écoutant ce que les autres ont à dire sans les interrompre;
   • en communiquant les renseignements pertinents à leurs commettants de façon régulière et en obtenant l'appui des ententes négociées;
   • en agissant rapidement pour soulever et résoudre les problèmes concernant la responsabilisation du processus ou tout représentant afin de protéger l'intégrité et la confiance du groupe.
5. Pendant la négociation dans le cadre d'un processus de consultation, faciliter la conclusion d'accords entre les diverses parties concernées :
   • en négociant de bonne foi et en parvenant le plus possible à un accord;
   • en évitant de participer à des activités qui pourraient compromettre les négociations;
   • en mettant l'accent sur les intérêts sous-jacents ou les objectifs plutôt que sur les positions et chercher à comprendre les intérêts des autres; en reconnaissant la légitimité de tous les intérêts;
   • en traitant les enjeux comme des problèmes à résoudre, et non comme un conflit personnel ou sectoriel;
   • en permettant aux représentants de mettre à l'essai des idées sans compromettre les prochaines discussions ou négociations; et en ne tenant pas rigueur aux autres des suggestions ou des accords qu'ils ont tentés;
   • en cherchant des solutions novatrices qui conviennent à toutes les parties concernées;
   • en appuyant de façon positive les décisions prises par consensus.
6. Participer aux communications externes appropriées :
   • en veillant à ce que les descriptions du processus soient aussi exactes que possible avant de les communiquer au public ou aux médias;
   • en s'assurant que les communications avec les médias se font dans le respect des autres.

Annexe B - Rôle du facilitateur du CPIP

« La facilitation est la gestion impartiale des réunions dans le but de permettre aux participants de se concentrer sur des questions et des objectifs importants. Les facilitateurs établissent l'ordre du jour de chaque réunion, appliquent les règles de conduite de base, favorisent les échanges et la communication au cours des réunions et veillent à ce que les questions soient réglées. Un facilitateur demeure neutre à l'égard du contenu des travaux du groupe et n'a habituellement aucun pouvoir décisionnel dans le groupe (trad.)».3

Un facilitateur est le responsable de la réunion. Il doit organiser l'ordre du jour de chaque réunion et veiller à ce que la réunion se déroule de manière respectueuse et efficace et conformément aux règles/chartes déjà convenues. Il doit également établir l'ordre du jour. Il aide à cadrer les questions et à donner le ton pour les discussions des membres du Comité. Il doit encourager l'expression et la discussion constructive de divers points de vue. À chaque réunion, chaque membre du Comité devrait avoir l'impression qu'il a eu amplement la possibilité d'exprimer son point de vue et de contribuer autrement au processus. La composition de chaque comité varie, ce qui en fait sa force et complique le processus de recherche d'un consensus. Par conséquent, le facilitateur doit toujours se soucier des progrès accomplis par le Comité en vue d'arriver à un consensus.

Il incombe au facilitateur d'optimiser les réunions. On doit non seulement avoir l'impression qu'il dirige la réunion, mais qu'il le fait activement en étant bien informé au sujet de l'ordre du jour et en veillant à ce que les membres du Comité puissent exprimer leurs points de vue librement. Le facilitateur devrait encourager l'ouverture d'esprit et favoriser l'expression d'idées novatrices. Les bénévoles doivent toujours avoir l'impression que leur temps est utilisé de façon productive, ce qui demande une planification minutieuse de l'ordre du jour de chaque réunion et de l'attribution des tâches entre les réunions par le président et le facilitateur, ainsi que les membres du Comité.

ELLIOTT, Michael Poirier. « The Role of Facilitators, Mediators, and other Consensus Building Practitioners », dans The Consensus Building Handbook : A comprehensive Guide to Reaching Agreement, Lawrence Susskind, Sarah McKearnan et Jennifer Thomas Larmer, rédacteurs, Sage Publications, 1999, page 207.

À la première réunion et au début de chaque réunion :

À chaque réunion, le facilitateur définit brièvement les attentes concernant les contributions attendues des membres du Comité, clarifie le processus et rappelle au Comité les règles de base et la charte du Comité qui aideront les membres en cas de différends, et établit des normes acceptables pour la réunion.

Tâches du facilitateur :

• Élaborer l'ordre du jour (de concert avec le Comité).
• Convoquer la réunion.
• Faciliter la communication entre les membres du Comité.
• Veiller à ce que chaque membre participe.
• S'assurer du suivi des dossiers/points.
• Veiller à ce que chaque réunion soit productive.
• S'assurer que la charte du Comité soit respectée.
• Veiller à ce que les participants puissent consulter les comptes rendus de décision pour les approuver.
• S'assurer que tous les participants puissent entendre les délibérations.