Guide du processus d’appel concernant les permis de pêche du Pacifique

Mandat
Offices des appels relatifs aux permis de pêche du pacifique et de l'atlantique

1. Object

Conformément à l'article 4.01 de la Loi sur les pêches, le ministre des Pêches et des Océans (le ministre) peut, afin de réaliser l'objet de la Loi sur les pêches, créer des comités consultatifs et prévoir leur composition, leur fonction et leur fonctionnement.

Le ministre a établi l’Office des appels relatifs aux permis de pêche du Pacifique (OAPPP) en 1979 et l’Office des appels relatifs aux permis de pêche de l’Atlantique (OAPPA) en 1986. Il s’agit d’offices indépendants qui fournissent des recommandations pour le dernier niveau administratif auxquels les pêcheurs commerciaux peuvent faire appel s’ils sont insatisfaits d’une décision prise par le ministère à l’égard de la délivrance des permis.

Ils peuvent également jouer un rôle consultatif pour l’examen de tout autre problème lié à la délivrance de permis que le ministre pourrait souhaiter faire examiner.

Ces cadres de référence visent à guider les membres des offices, les agents de liaison de l’Office, les représentants ministériels et les appelants sur des questions comme : le mandat et la composition des offices, les responsabilités des membres des Offices et du MPO, les calendriers pour les appels et les procédures d’audience, etc.

2. Mandat

Le mandat des offices comporte deux volets :

i. Appels

L’OAPPP examinera les décisions relatives à la délivrance de permis de pêche commerciale et commerciale communautaire prises par le bureau d’attribution des permis de pêche du Pacifique.

L’OAPPA examine les décisions de délivrance de permis se rapportant spécifiquement aux permis côtiers de l'Atlantique prises par un Directeur général régional dans le cadre de la procédure du Comité régional d’appel relatif à la délivrance des permis (CRADP) qui se déroule dans l'est du Canada.

Les offices examinent les décisions ministérielles relatives à la délivrance de permis qui se rapportent à une application présumée incorrecte des politiques de délivrance de permis, à des circonstances atténuantes ou à un changement de politique. En se fondant sur toute l’information transmise, les offices veillent à :

• déterminer si l’appelant a été traité équitablement conformément aux politiques, aux méthodes et aux procédures de Pêches et Océans Canada;
• déterminer si des circonstances atténuantes justifient une dérogation aux politiques, aux méthodes ou aux procédures établies;

Les offices présenteront ensuite des recommandations écrites au ministre en fournissant une justification complète permettant de déterminer si :

• l’appelant a été traité de façon équitable et appropriée conformément aux politiques, méthodes et procédures de délivrance des permis du Ministère;
• il existe des circonstances atténuantes pour déroger aux politiques, méthodes ou procédures établies.

Pour les appels relatifs à l’exploitant remplaçant, les recommandations écrites seront envoyées au sous-ministre. Une demande d’examen de décision relative à la délivrance d’un permis peut être refusée si :

• il est déterminé que l’appel repose sur des motifs non fondés;
• l’appelant ne s’est pas présenté devant l’Office à une date d’audience fixée, sans justification acceptable;

Les offices n’examineront pas les décisions de délivrance de permis dans les cas suivants :

• i. un appel est lié à la légitimité ou l'adéquation de la politique et des critères de délivrance des permis;
• ii. une recommandation a déjà été formulée par l’OAPPA ou l’OAPPP et où aucun nouveau renseignement n’a été présenté par l’appelant;
• iii. les décisions sont liées à l’aquaculture;
• iv. les décisions sont liées à des décisions plus générales concernant l’accès et l’allocation des ressources halieutiques;

ii. Capacité consultative

Les offices peuvent également examiner tout autre problème de permis individuel soumis par le ministre. Ces problèmes peuvent avoir trait, entre autres, à des changements dans les méthodes et les procédures de délivrance des permis, à l’aide à la sélection des nouveaux titulaires de permis, ou à des conseils sur toute décision que le ministre peut souhaiter faire réviser. Les offices peuvent formuler des recommandations au ministre sur les modifications à apporter aux pratiques et procédures de délivrance de permis.

Les offices fourniront au ministre une évaluation écrite des enjeux examinés, ainsi qu’une justification écrite à l’appui de la recommandation de l’Office.

iii. Format des réunions

Les audiences se déroulent de manière informelle, avec une forte préférence pour les réunions virtuelles, bien que des réunions en personne puissent être envisagées. Les appelants peuvent être représentés par un représentant de leur choix lors d'une audience d'appel et peuvent demander à l’Office de formuler des recommandations au ministre sur la base d'observations écrites uniquement.

Les appelants ont le droit d'être entendus et d'être servis dans la langue officielle de leur choix.

3. Définitions

Agent de liaison de l’Office : pour la région du Pacifique, désigne un membre du personnel du ministère des Pêches et des Océans du Canada chargé de la supervision de l’OAPPP. Pour les régions de l’Atlantique, désigne le membre du personnel régional du ministère de Pêches et Océans Canada chargé de la supervision de l’office de l’OAPPA de sa région.

Appel : désigne le processus suivi par l’appelant pour présenter une demande de révision d’une décision relative à la délivrance des permis.

Appelant : désigne une personne qui demande la révision d’une décision ministérielle relative à la délivrance des permis au moyen du processus d’examen établi.

Compte rendu de discussion : désigne un document expliquant les discussions d’un Office en ce qui concerne les recommandations ou les conseils qui seront donnés au ministre au sujet d’un appel spécifique ou d’une processus consultatif porté devant l’Office.

Titulaire de permis : dans les régions du Québec et de l'Atlantique, la personne au nom de laquelle un permis de pêche est délivré, l'autorisant à pêcher les espèces spécifiées dans le permis. Dans la région du Pacifique, un titulaire de permis peut se référer aux titulaires d'éligibilité de permis basés sur les parties, ou aux propriétaires de navires pour les éligibilités de permis basées sur les navires.

Membre de l’Office : désigne une personne choisie par le ministre pour siéger à un office, conformément au processus établi.

Ministre : désigne le ministre de Pêches et Océans Canada.

Office(s) : désigne soit l’Office des appels relatifs aux permis de pêche du Pacifique (OAPPP) ou l’Office des appels relatifs aux permis de pêche de l’Atlantique (OAPPA), selon le cas.

Président : désigne un membre de l’Office sélectionné par le ministre pour présider l’Office.

Processus consultatif : désigne le processus par lequel l’office conseille le ministre sur une question donnée.

Représentant ministériel: désigne le membre du personnel du ministère de Pêches et Océans Canada qui représente les intérêts du Ministère lors d’un processus d’appel.

4. Composition de l’office l’OAPPP

Composition de l’office l’OAPPP est composé d’un office pour la région du Pacifique. L’OAPPA compte quatre offices régionaux, un pour chacune des régions dans l’est du Canada du MPO, soit la région du Golfe, des Maritimes, de Québec et de Terre-Neuve-et-Labrador.

Au moins trois membres d’un Office (y compris le président) sont nécessaires pour former le quorum chaque fois que l’Office entend un appel ou informe le ministre d’un enjeu.

Pour chaque appel, l’Office sera sélectionné en fonction de la disponibilité des membres des Offices. Idéalement, l'appel devrait être entendu par les membres de l’office de la région du MPO où la décision de délivrance du permis a été prise. Toutefois, afin de répondre aux exigences en matière de quorum, les préférences linguistiques et/ou aux besoins opérationnels, les membres d’Offices d’autres régions peuvent, à l’occasion, être invités à participer à un office externe à leur propre région du MPO. Dans ces cas et dans la mesure du possible, au moins un membre de l’Office proviendra de la région du MPO où la décision de délivrance du permis a été prise.

La même approche est utilisée pour chaque processus consultatif, avec au moins un membre de l’Office provenant de la région où se pose la question politique ou le problème examiné.

Les processus consultatifs seront tenus au besoin, lorsque des problèmes seront signalés à l’Office par le ministre ou à l’initiative de l’Office.

Le ministère peut tenir des réunions avec la présence de tous les membres de l’OAPPP et/ou l’OAPPA afin d’aborder, en autres, les questions opérationnelles, administratives ou liées à la formation qui concernent le mandat de l’Office, ou les questions liées aux politiques, aux processus et aux procédures de délivrance des permis.

5. Tenure des membres du comité

Les membres des Offices sont nommés par le ministre en fonction de leur connaissance de l’industrie de la pêche et/ou de leur capacité d’accorder une attention juste et raisonnable aux appels et aux processus consultatifs. Ils sont nommés pour une période ne dépassant pas trois ans et peuvent être renommés. Les nouveaux candidats potentiels sont présélectionnés à l’aide d’un processus de sélection officiel du Ministère conformément aux règles établies par le Bureau du Conseil privé pour les nominations du gouverneur en conseil. La diversité sera prise en compte à toutes les étapes pertinentes du processus de nomination et de nomination en tant que telle.

À titre de membre de l’Office, la personne doit :

• ne plus participer activement à l’industrie de la pêche, y compris, mais sans s'y limiter, la participation en tant que titulaire de permis, membre d'équipage, acheteur ou transformateur;
• divulguer tout intérêt financier qu’elle peut avoir dans l’industrie de la pêche;
• être disponibles pour participer à environ quatre audiences planifiées dans une année donnée et participer aux processus consultatifs et à toute réunion additionnelle qui peut se révéler nécessaire; et
• se conformer à ce mandat et aux lignes directrices sur les conflits d’intérêts, ci-jointes, à l’annexe A.

Une expérience antérieure dans le secteur de la pêche est un atout mais n'est pas obligatoire.

En acceptant sa nomination, chaque membre de l’Office doit remplir un formulaire dans lequel il déclare comprendre et souscrire à ce mandat et aux lignes directrices sur les conflits d’intérêts, ci-jointes, à l’annexe A.

6. Rémunération

Les indemnités journalières des membres de l'OAPPA et de l’OAPPP sont conformes aux politiques de Pêches et Océans Canada (MPO) régissant les taux de rémunération des personnes nommées par le ministre. Ces taux s'appliquent également aux jours de formation requis.

Bien que la grande majorité des réunions de l’Office se déroulent sous forme virtuelle, lorsque des déplacements sont nécessaires, les membres de l’Office sont encouragés à achever leur déplacement au cours du même jour civil. Des honoraires et des frais de déplacement seront autorisés dans les cas où ils ne sont pas en mesure de retourner chez eux avant 19 h, heure locale, après les réunions de l’Office.

7. Rôles et responsabilités des membres des offices

Président

Chaque réunion de l’Office sera présidé par un président. Le président sera choisi par le ministre et sera responsable de ce qui suit :

• Examiner et partager tous les documents avec l’Office avant chaque processus;
• Veiller à ce que l’appelant soit informé des procédures du processus d’appel et du rôle de l’Office;
• Présider et diriger les travaux de chaque processus;
• Veiller à ce que l’appelant et le représentant ministériel aient amplement l’occasion de présenter leurs renseignements;
• Diriger les questions de l’Office destinées à l’appelant et au représentant ministériel;
• Demander des renseignements supplémentaires et/ou examiner les renseignements présentés par l’appelant et le représentant ministériel;
• Diriger toutes les réunions de l’Office;
• Diriger les délibérations de l’Office et s’assurer que les recommandations au ministre sont compatibles avec le mandat de l’Office et reflètent l’information présentée par toutes les parties;
• S’assurer que des comptes rendus des discussions avec des recommandations sont produits pour tous les appels et tous les processus consultatifs;
• Veiller à ce que toute recommandation soit justifiée par une évaluation du traitement équitable et/ou des circonstances atténuantes;
• Informer l’agent de liaison de l’Office des problèmes, des préoccupations et des recommandations concernant des changements dans les méthodes et les procédures de délivrance des permis que l’Office prévoit présenter au ministre à la suite de ses délibérations;
• Préparer et signer, dans les 15 jours civils suivant la conclusion du processus, le rapport final sur le modèle du Ministère aux fins de présentation au ministre, y compris la justification détaillée des recommandations de l’Office et la signature de tous les membres de l’Office ayant participé au processus;
• Présenter le rapport définitif au ministre en transmettant le rapport à l’agent de liaison de l’Office;
• Assurer le maintien de la pleine confidentialité; et
• Répondre aux demandes de précisions ou de renseignements du ministre.

Membres de l’Office

Pour chaque processus, les membres de l’Office seront responsables de ce qui suit :

• Examiner à l’avance les renseignements présentés par l’appelant et le représentant ministériel;
• Participer à toutes les étapes de chaque processus; et
• Assurer le maintien de la pleine confidentialité de chaque processus.

8. Rôles et responsabilités de Pêches et Océans Canada

Agent de liaison de l’Office

L’agent de liaison de l’Office sera responsable de ce qui suit :

• Coordonner la logistique de toutes les réunions de l’Office;
• Communiquer avec les appelants et les membres de l’Office pour s’assurer de leur disponibilité, confirmer les représentants désignés par l’appelant et planifier la participation à l’audience de l’appel;
• S’assurer que le quorum est atteint;
• Préparer et distribuer tous les documents des appels ou des processus consultatifs aux membres de l’Office et à l’appelant (et de son représentant, si connu), selon le cas;
• Veiller à ce que l’appelant soit informé des procédures du processus d’appel et du rôle de l’Office
• Fournir à l’Office les précisions demandées concernant les particularités d’un appel ou d’un processus consultatif;
• Veiller à ce que tous les renseignements de clarification fournis à l’Office concernant un appel soient également partagés avec l’appelant;
• Superviser la production des comptes rendus de discussions, y compris les recommandations pour toutes les réunions et tous les processus de l’Office;
• Recevoir le rapport et les recommandations de l’Office et coordonner l’analyse et la préparation des notes de service aux fins de décision à l’intention du ministre ou du sous-ministre; et
• Au besoin, coordonner la communication postérieure à l’appel, communiquer avec les fonctionnaires chargés de la Politique nationale en matière de pêche (PNP) pour les demandes d’examen et d’approbation des demandes émanant de l’Office et/ou le partage d’information avec celui-ci, transmettre la note de service de la décision aux fonctionnaires de la PNP pour l’approbation.

Un agent de liaison de l’Office peut assister aux délibérations de l’Office, mais il ne peut y participer ni voter lors des appels, processus consultatifs ou des réunions connexes. Le rôle d’un agent de liaison de l’Office se limite à la prestation de services de soutien administratif aux membres de l’Office.

Représentant ministériel

Pour chaque processus, le représentant ministériel sera responsable de ce qui suit :

• Représenter les intérêts du ministère de Pêches et Océans au sein de l’Office au cours d’un appel;
• Fournir à l’Office des politiques ministérielles et l’informer des processus et des procédures;
• Présenter le cas au nom du ministère de Pêches et Océans à l’Office lors d’un appel; et
• Présenter la position actuelle et le contexte du ministère de Pêches et Océans à l’Office sur une question soumise par le ministre au cours d’un processus de consultation, au besoin.

Dans la région du Pacifique, l’Agent de liaison de l’Office remplit le rôle du représentant ministériel.

9. Processus d’appel

Délais pour présenter une demande d’appel

Une demande écrite d’appel doit être introduite dans les trois ans suivant une décision ministérielle à l’égard de la délivrance des permis ou un changement de politique ministérielle ayant eu un impact sur une décision à l’égard de la délivrance des permis.

Dans les régions de l’Atlantique, les appelants disposent 90 jours à compter de la date à laquelle la décision du directeur général régional (DGR) est fournie au titulaire de permis dans le cadre du processus de délivrance des permis du CRADP pour présenter une demande écrite au ministre aux fins d’examen de cette décision auprès de l’OAPPA.

Demandes d’appel

Les appelants sont informés de la possibilité de demander un appel auprès de l’OAPPP/ l’OAPPA sous la réception d’une lettre qui refuse la délivrance d’un permis ou une exemption d’une règle ou d’une politique d’octroi de permis.

Les appelants qui désirent faire appel doivent présenter une demande écrite à l’agent de liaison de l’Office dans les délais susmentionnés. La demande peut présenter les raisons détaillées supplémentaires motivant la demande d’appel, y compris toute circonstance atténuante alléguée et toute autre information additionnelle pertinente.

L’agent de liaison de l’Office déterminera la date, l’heure et le lieu de l’audience d’appel et en avisera l’appelant, une fois que la demande de l’appelant a été reçue.

Préparation pour l’audience d’appel

L’agent de liaison de l’Office peut aider l’appelant pour ce qui est de la préparation à l’audience d’appel; il peut fournir à l’appelant toute l’information nécessaire sur le processus.

Toute information ou tout document pertinent que l’appelant veut que l’Office considère devrait être fourni à l’agent de liaison de l’Office au moins 10 jours avant la date de l’audience d’appel.

L’appelant doit apporter avec lui une copie de sa demande d’appel et de ses documents à l’audience d’appel, qui peut comprendre toute les photos pertinentes pour l’appel.

Procédures d’audience d’appel :

Le président est libre de structurer les audiences d’appel à la lumière de ce qui lui semble approprié. Voici le déroulement proposé :

• Présentations des participants sous la conduite de l’agent de liaison de l’Office ou le président, selon le cas;
• Description du processus d’audience donnée par l’agent de liaison de l’Office et/ou le président;
• Présentations par le représentant ministériel, suivies d’une période de questions des membres de l’Office, s’il y a lieu;
• Présentations par l’appelant et son ou ses représentants, suivies d’une période de questions des membres de l’Office, s’il y a lieu;
• Commentaires de conclusion du président.

La documentation présentée par écrit et de vive voix à l’audience est considérée comme faisant partie du dossier d’appel.

Après le départ de l’appelant et de son ou ses représentants, l’Office délibérera et formulera ses recommandations au ministre ou au sous-ministre, puis prendra une décision en fonction de la majorité. La nature et la conclusion de ces délibérations doivent demeurer strictement confidentielles, sous réserve de l’application des lois sur la protection de la vie privée.

L’appelant pourra être tenu de soumettre une déclaration solennelle, en vertu de l’alinéa 8(1) b) du Règlement de pêche (dispositions générales), attestant que l’information et la documentation fournies sont complètes, exactes et véridiques.

Si un appelant fournit des documents falsifiés ou qu'il existe des preuves de non-conformité de la Loi sur les pêches et de ses règlements d'application, l’Office est tenu de fournir cette information à Pêches et Océans Canada ou à tout autre organisme d’enquête responsable de l’application des lois du Canada ou d’une province.

L’appelant peut renoncer à son appel en tout temps en avisant le MPO par écrit.

Des renseignements supplémentaires sont fournis par l’appelant après la formulation du rapport de l’Office

De l’information supplémentaire peut être prise en compte après que l’Office a formulé son rapport si elle est reçues par Pêches et Océans Canada avant la décision du ministre. Cette information supplémentaire peut être fournie par l’appelant ou provenir d'autres sources, y compris de Pêches et Océans Canada. Toute nouvelle information doit être communiquée à l'agent de liaison de l’Office. Pêches et Océans Canada déterminera si l'information doit être transmise au ministre. Si l'information est jugée pertinente et qu'elle n'a pas été fournie par l'appelant, ce dernier aura l'occasion de la commenter.

Décisions relatives à un appel

L’appelant sera avisé par écrit de la décision prise par le ministre. En vertu de l’article 7 de la Loi sur les pêches, le ministre peut, à son entière discrétion, délivrer des permis. La décision du ministre représente la fin de la procédure d'appel.

Annexe A

Lignes directrices sur les conflits d’intérêts

Il incombe à chaque membre de l’Office de lire les lignes directrices sur les conflits d’intérêts et de veiller à en respecter toutes les dispositions. Les membres de l’Office devront signer une déclaration à cet effet qui sera jointe à leur offre de nomination du ministre.

Lors de sa nomination à l’Office, et tout le temps qu’il en sera membre et par la suite, chaque membre de l’Office doit se conformer aux principes suivants :

1. Il doit exercer ses fonctions officielles et organiser ses affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la confiance du public à l’égard de l’intégrité, de l’objectivité et de l’impartialité du gouvernement.
2. Les membres de l’Office doivent agir de manière à pouvoir subir l’examen du public le plus minutieux;
3. Les membres de l’Office ne doivent pas conserver d’intérêts personnels, autres que ceux autorisés par les lignes directrices sur les conflits d’intérêts, sur lesquels les décisions ou les activités du gouvernement auxquelles il participe pourraient avoir une influence particulière ou importante;
4. Dès leur nomination, et en tout temps par la suite, ils doivent organiser leurs affaires personnelles de manière à éviter les conflits d’intérêts réels, possibles ou apparents; l’intérêt public doit toujours prévaloir dans les cas où les intérêts de l’employé entrent en conflit avec ses fonctions officielles.
5. Il leur est interdit d’outrepasser leurs fonctions officielles pour venir en aide à des personnes, groupes ou organismes dans leurs rapports avec le gouvernement, lorsque cela peut donner lieu à un traitement de faveur.
6. Il leur est interdit d’utiliser sciemment à leur propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public, pendant ou après la durée de leur mandat;
7. Les membres de l’Office doivent divulguer à l’agent de liaison de l’Office tout intérêt ou relation (direct ou indirect) de nature commerciale, financière ou personnelle qui peut être perçu comme étant en conflit réel ou potentiel avec leurs fonctions officielles en tant que membres de l’Office, soit d’une manière générale ou en relation avec un processus d’appel ou de consultation particulier. Cela comprend les questions liées aux pêches dans lesquelles il a un intérêt particulier.
8. Ils doivent divulguer à l’agent de liaison de l’Office leur participation à la cause à un stade antérieur au processus d’appel ou de consultation, ou au cours du processus d’appel ou de consultation, y compris leur participation à la présentation de renseignements au Ministère, ou les renseignements qui leur ont été présentés personnellement par les appelants, selon le cas;
9. Ils doivent divulguer à l’agent de liaison de l’Office toute déclaration publique qu’ils ont pu faire concernant la cause particulière en appel ou l’appelant ou son représentant participant à l’appel ou à tout processus consultatif;
10. S’ils ont fait une divulgation aux termes des alinéas g) à i) ci-dessus, ils ne doivent pas participer de quelque manière que ce soit à un processus d’appel ou de consultation lié à leur divulgation sans le consentement du président et de l’agent de liaison de l’Office;
11. S’ils sont d’avis qu’un autre membre de l’Office peut être dans une situation de conflit d’intérêts, ils doivent aborder la question directement avec le membre de l’Office, le président et l’agent de liaison de l’Office. Le président et l’agent de liaison de l’Office décideront s’il y a un conflit faisant en sorte que l’alinéa (j) ne s’applique pas;
12. Les membres de l’Office doivent assurer et maintenir la pleine confidentialité du processus d’appel ou de consultation, ainsi que celle de toute information confidentielle divulguée au cours de ces processus. Les renseignements confidentiels incluent toute information au sujet des appels relatifs aux permis et de l’appelant, des processus consultatifs, des discussions de l’Office, des délibérations, des décisions et des recommandations.